Ayuda

La Central de Reservas que estabas esperando

Funcionamiento Básico

La diferencia fundamental entre aivoy y otros sistemas es que en aivoy el canal de reserva comienza escuchando al cliente. Sus preferencias y su presupuesto dan inicio a todo el proceso.

1 - Solicitud del cliente
> El cliente realiza una solicitud para un establecimiento en concreto o para una población, incluyendo varios filtros que definen sus preferencias (régimen deseado, SPA, familias, entorno rural, primera línea de playa, etc...). El sistema envía esta solicitud a los establecimientos que cumplan esos requisitos.

El cliente puede realizar 3 tipos de solicitudes:

• Solicitud Múltiple: El cliente realiza una solicitud para una población o zona en donde quiere disfrutar su estancia, incluyendo varios filtros que definen sus preferencias (régimen deseado, SPA, familias, entorno rural, primera línea de playa, etc...) e incluso el precio máximo que está dispuesto a pagar por noche. El sistema envía esta solicitud a todos los establecimientos que cumplan esos requisitos.
• Solicitud Única: El cliente realiza una solicitud para un alojamiento en concreto. El sistema envía esa solicitud únicamente a ese alojamiento. En este caso el sistema no permite poner un precio máximo.
• Solicitud sobre Oferta: El cliente realiza una solicitud sobre una oferta publicada por el establecimiento.
  

2 - Respuesta del Establecimiento
> Gracias a este filtro inicial, los establecimientos reciben únicamente peticiones de clientes enfocados, que quieren visitar su zona y disfrutar de un alojamiento como el suyo. Con un sistema sencillo y eficaz de contestación de peticiones, el establecimiento decide cuales quiere aceptar, con qué condiciones y el período de validez de la contestación.

3 - Confirmación de Reserva
> El cliente, al recibir las contestaciones, selecciona la que más se ajuste a sus intereses, confirmando la reserva. En ese momento, el sistema enviará al establecimiento todos los datos del cliente, de la reserva y la numeración de una tarjeta de crédito como garantía de la misma.

4 - Pagos
> El cliente pagará directamente en el establecimiento. aivoy enviará al establecimiento, mensualmente, una factura por las comisiones de todas las reservas ya disfrutadas por los clientes.

Ayuda Establecimientos

Ventajas Establecimientos

Sencillez

• Sistema muy sencillo. No requiere de complicados procesos de carga de tipos de habitaciones, temporadas, cupos, tarifas, etc.
• Todas las reservas son bajo petición.
• Cumplimentando una única vez los datos de su establecimiento ya está dado de alta para recibir cualquier tipo de petición.

Contacto Directo

• Contacto directo con los clientes.
• Posibilidad de dirigir hacia su establecimiento a clientes que no conocían su establecimiento.

Libertad

• Control total sobre las contestaciones y posibilidad de eliminar en cualquier momento las habitaciones ofrecidas.
• Utilice aivoy en la temporada o en el momento que le sea más conveniente y dedíquele el tiempo que estime oportuno.

Eficacia

• Filtre las peticiones que más le interesen.
• Conteste a muchas peticiones de una manera rápida y eficaz.
• Utilice el canal de ofertas de aivoy para planificar sus ventas con mucha antelación o vender esas habitaciones de última hora imposible de vender por otros canales.

Y si no hace ninguna contestación, no pasa nada. Aunque recuerde que, cuanto más tenga en cuenta a aivoy, más tendrá en cuenta aivoy a su establecimiento.

Alta en el sistema

Asociarse a aivoy es gratuito para todos los establecimientos turísticos. Puede darse de alta y publicar sus servicios, fotografías, mapas de localización, recibir peticiones y publicar ofertas totalmente gratis.

• http://www.aivoy.com/pub/acceso.php
  

Panel de Control Alojamientos

A continuación pasamos a explicarle, de forma muy sencilla, el procedimiento para la carga de datos en aivoy. Rogamos cumplimente lo mejor posible esos datos, ya que todos ellos, excepto los administrativos y de uso interno, serán vistos por los clientes a la hora de realizar sus reservas.

• Descarga el PDF de Ayuda aquí
  

Para entrar en su Panel de Control deberá acceder con sus claves de Usuario y Contraseña, las cuales le serán facilitadas al darse de alta en nuestro sistema.

Una vez entre en su panel de control podrá tener acceso a:

• Crear y/o modificar datos del establecimiento
• Gestión de Peticiones
• Gestión de Reservas
• Gestión de Facturación
• Gestión de Ofertas

Datos del Establecimiento

• Tipo de alojamiento
• Regímenes alimenticios con los que trabaja el establecimiento
• Categoría del establecimiento
• No recibir peticiones por debajo de este precio – Uno de los filtros que puede poner el cliente en sus peticiones es el precio máximo a pagar por noche. El establecimiento por su parte puede filtrar para que nunca le lleguen peticiones con un precio inferior al indicado. Es solamente un filtro, aconsejamos que el precio indicado en este apartado sea el menor posible o incluso "0", para que así le lleguen un mayor número de peticiones, las cuales si no son interesantes para su establecimiento, podrá rechazar siempre.
• Recibir avisos – Recibir en su e-mail los distintos avisos del sistema (nueva petición, nueva reserva, etc...)
• Recibir boletines – Activando esta opción recibirá en su e-mail información sobre nuevas utilidades de aivoy.

Recuerde siempre, antes de pasar al siguiente apartado Actualizar datos

2º) Contacto

En este apartado tendrá que cubrir:

• Datos comerciales - Los datos comerciales del establecimiento, que saldrán publicados en aivoy.
• Datos fiscales - Necesarios para la firma del contrato y para que aivoy pueda facturar al establecimiento una vez salga el cliente.
• Departamento de Administración - Persona de contacto en el departamento administrativo
• Departamento Comercial - Persona de contacto en el departamento comercial.

Recuerde siempre, antes de pasar al siguiente apartado Actualizar datos


3º) Habitaciones / Servicios

Este apartado es muy importante, ya que las peticiones del clientes estarán basados en las características de los hoteles. El cliente podrá solicitar su reserva en un hotel que tenga un servicio específico, o que esté en primera línea de playa, o que el establecimiento tenga gimnasio, etc.

Por ello, le solicitamos cumplimentar este apartado con el mayor cuidado posible.

• Número de habitaciones / apartamentos del establecimiento
• Características generales del establecimiento
• Descripción de habitaciones / apartamentos
• Servicios de recepción
• Servicios generales del establecimientos
• Servicios de restauración
• Servicios de ocio y/o actividades
• Servicios para familias
• Servicios del Centro SPA / Talasoterapia / Balneario
• Servicios para eventos

Recuerde siempre, antes de pasar al siguiente apartado Actualizar datos


4º) Ubicación

En este apartado podrá:

• Seleccionar el Ayuntamiento en el que se encuentra su establecimiento.
• Facilitarnos las coordenadas de situación de su establecimiento. Puede poner directamente las coordenadas de su establecimiento o bien localizarlo en el mapa.
• Crear/modificar la descripción de situación de su establecimiento en diversos idiomas (español, inglés, francés, alemán, portugués, italiano y holandés). En el caso que no pueda traducir el descriptivo de la situación a todos los idiomas aconsejamos deje sin cubrir los idiomas que no disponga.

Recuerde siempre, antes de pasar al siguiente apartado Actualizar datos


5º) Fotos del alojamiento

Podrá insertar el número de fotos que desee, que serán vistas por los clientes.

• Añadir Imagen
• Título - Título descriptivo de la imagen (fachada principal, habitación standard, suite, restaurante, piscina, etc).
• Foto - Seleccione la imagen que desee subir. El formato a utilizar para las imágenes será un .jpg.
• Dimensiones - Las fotos se recortarán de forma automática para que no excedan de 800 x 600 pixels.
• Orden - Utilícelo para indicar el orden en el que quiere que sus fotografías sean mostradas. Recuerde que la foto con el orden más bajo será la mostrada en la página principal del establecimiento. Si el orden está vacío o es 0, la fotografía no aparecerá publicada.

Recuerde siempre, antes de pasar al siguiente apartado Actualizar datos

6º) Cancelaciones

En este apartado podrá elegir, dentro de las posibilidades disponibles, la política de cancelaciones a la que se quiere acoger. Esta política de cancelaciones será vista por el cliente, tanto en el momento de confirmar la reserva como en el momento de imprimir su bono/confirmación de nuestro sistema.

La posibilidad de solicitud de anticipos lo proponemos sobretodo para estancias largas, las cuales facturan bastante, y el establecimiento no se quiere arriesgar a perder. De todas formas, lo vemos desaconsejable para la elección final del cliente. El cobro de ese anticipo lo realiza directamente el alojamiento en contacto con el cliente.

Recuerde siempre, antes de pasar al siguiente apartado Actualizar datos


7º) Contrato

Una vez cumplimentados todos los datos de los pasos anteriores llegaremos a la página de CONTRATO, en donde podrá descargar o imprimir el contrato de colaboración.

Marcando la casilla Acepto los términos y condiciones del contrato aceptará todo lo que está expuesto en el contrato (se trata de un contrato básico, sencillo y sin adornos).

Marcando la casilla Solicitar activación del establecimiento llegará un aviso a nuestro departamento comercial. Repasaremos la información insertada y activaremos su establecimiento, enviándole un aviso para que ya pueda entrar en el sistema y realizar todas las gestiones necesarias para el buen uso y éxito del mismo.

A partir de ese momento puede comenzar a recibir solicitudes, confirmar reservas e introducir ofertas.

Recuerde siempre, antes de pasar al siguiente apartado Actualizar datos

Gestión de Peticiones

La diferencia fundamental entre aivoy y otros sistemas de reservas es que en aivoy la operación comienza escuchando al cliente. Sus preferencias y su presupuesto dan inicio a todo el proceso.

Solicitud del cliente

El cliente realiza una solicitud para un establecimiento en concreto o para una población, incluyendo varios filtros que definen sus preferencias (régimen deseado, SPA, familias, entorno rural, primera línea de playa, etc...). El sistema envía esta solicitud a los establecimientos que cumplan esos requisitos.

El cliente puede realizar 3 tipos de solicitudes:

• Solicitud Múltiple: El cliente realiza una solicitud para una población o zona en donde quiere disfrutar su estancia, incluyendo varios filtros que definen sus preferencias (régimen deseado, SPA, familias, entorno rural, primera línea de playa, etc...) e incluso el precio máximo que está dispuesto a pagar por noche. El sistema envía esta solicitud a todos los establecimientos que cumplan esos requisitos.
• Solicitud Única: El cliente realiza una solicitud para un alojamiento en concreto. El sistema envía esa solicitud únicamente a ese alojamiento. En este caso el sistema no permite poner un precio máximo.
• Solicitud sobre Oferta: El cliente realiza una solicitud sobre una oferta publicada por el establecimiento.

Gracias a este filtro inicial, los establecimientos reciben únicamente peticiones de clientes enfocados, que quieren visitar su zona y disfrutar de un alojamiento como el suyo.

Con un sistema sencillo y eficaz de contestación de peticiones, el establecimiento decide cuales quiere aceptar, con qué condiciones, el periodo de validez de la contestación y otras informaciones que el establecimiento crea conveniente.

En la pestaña Peticiones del Panel de Control podrá ver todas las peticiones que están a la espera de ser contestadas. Al seleccionar Detalles nos muestra la siguiente pantalla.

Los datos que aparecen en la petición del cliente son

• Tipo de Petición – Nos indica si la petición es múltiple a una población, única a nuestro establecimiento o sobre oferta publicada.
• Destino – En el caso de las peticiones múltiples, nos indica el destino solicitado por el cliente
• Fecha de creación – Fecha de creación de la petición por el cliente
• Fecha de Entrada
• Fecha de Salida
• Número de Habitaciones – Número de habitaciones para el total de la reserva
• Número de Adultos – Número de personas adultas
• Número de Niños / Edades de los Niños
• Precio máximo por noche (incluye todas las habitaciones) – Si está cubierto, nos indica el máximo que está dispuesto a pagar el cliente por noche por todas las personas de la reserva. Si indica 0,00 significa que el cliente desea que sea el establecimiento el que presupueste su estancia.
• Observaciones – Observaciones del cliente

Una vez recibida esta petición, el establecimiento puede decidir descartarla si no le interesa (Descartar Petición), o contestarla si le interesa (Contestar Petición).

Contestación Establecimiento

Al contestar una petición, el establecimiento puede indicar:

• Régimen – Régimen ofrecido
• Precio por noche – Es el precio que pone el establecimiento por noche por todas las personas de la reserva (incluye todas las habitaciones).
• Fecha límite – Es la fecha hasta la cual esa contestación es válida. Una vez pasada dicha fecha, la contestación se eliminará automáticamente y el cliente ya no podrá hacer la reserva. Toda contestación puede ser eliminada en cualquier momento.
• Observaciones – Comentarios que el establecimiento considere oportunos para aclarar las necesidades y las posibles dudas del cliente.

Confirmación del Cliente

El cliente, al recibir las contestaciones, selecciona la que más se ajuste a sus intereses, confirmando la reserva. En ese momento, el sistema enviará al establecimiento todos los datos del cliente y de la reserva, así como la numeración de una tarjeta de crédito como garantía de la misma.

Pago de la Reserva

El cliente paga directamente en el hotel. aivoy envía al hotel, mensualmente, una factura por las comisiones de todas las reservas ya disfrutadas por los clientes. Esta comisión inicial podrá ir disminuyendo  dependiendo del nivel de compromiso y colaboración del establecimiento con aivoy.

Gestión de Ofertas

• Título – Título descriptivo de la Oferta (‘Oferta Fin de Semana’, ‘Oferta 2x1’, ‘Oferta Especial Familias’, etc).
• Fecha Inicio – Fecha de inicio de validez de la oferta.
• Fecha Fin – Fecha de fin de la oferta.
• Mínimo de Noches – Mínimo de noches que tiene que pasar el cliente en el establecimiento para que esa oferta sea válida.
• Observaciones – Observaciones de la oferta.

Gestión de Reservas

En el apartado de Reservas podrá ver todas las reservas ya confirmadas en su establecimiento.

• Ver/Imprimir – Desde aquí puede ver o imprimir todas las reservas de su establecimiento.
• No Show – Desde esta sección el establecimiento podrá indicar a aivoy la existencia de un No Show. En este caso, hemos creado una sola opción obligatoria para todos los establecimientos. El establecimiento podrá cargar en la tarjeta del cliente el valor correspondiente a 1 noche de estancia.
• La política de No Show viene indicada en el apartado Cancelaciones dentro de su panel de control. Esta política le aparecerá al cliente en la confirmación de la misma, y la verá también antes de confirmar la reserva.

Pagos

A finales de cada mes aivoy enviará al hotel una factura por la comisión de las reservas ya disfrutadas en dicho mes.

Un establecimiento que conteste con rapidez las peticiones, haga reservas, gestione bien su panel de control, meta ofertas, etc, podrá reducir su comisión.

Gestión de Facturación

Ayuda Clientes

La principal filosofía de aivoy es la sencillez. Con este sistema puede realizar una petición para una zona y recibir contestaciones a lo largo del tiempo, pudiendo elegir en cada momento la mejor opción para sus vacaciones. Desde este momento, aivoy se convertirá en la herramienta perfecta para planificar sus vacaciones.

Ventajas Clientes

> Con este sistema, aivoy pretende dar la mejor arma al cliente a la hora de contratar sus vacaciones. Le da la posibilidad tanto de planificarlas a largo plazo como de conseguir las mejores ofertas de última hora.
    
Sencillez
> Sistema muy sencillo. No requiere de complicados procesos para realizar la reserva.> Cumplimentando una única solicitud para una zona, recibirá respuesta de todos los establecimientos que cumplan las características que usted selecciona.
    
Contacto Directo
> Contacto directo con los establecimientos.> Posibilidad de indicar su perfil a los establecimientos para que ellos ajusten su oferta a sus necesidades.
    
Libertad
> Utilice aivoy a largo plazo para sus viajes en temporada alta y consiga las mejores ofertas de última hora en todas las temporadas.     

Eficacia
> Llegue a muchos hoteles con una única petición. > Ajuste las contestaciones a su presupuesto.> Utilice el canal de ofertas de aivoy para conseguir los mejores precios.

Alta de Clientes

aivoy es gratuito para todos los clientes.

aivoy no es una agencia de viajes y por ello no introduce tarifas ni realiza la operación de reserva. La operación se hace directamente con las empresas asociadas. Nuestra función es la de proporcionar ese canal para la comunicación directa entre los clientes y las empresas asociadas.

Desde aivoy le invitamos a formar parte de este novedoso sistema de reservas, que estamos seguros que le sorprenderá. Para acceder como cliente debe darse de alta en esta página.

• http://www.aivoy.com/pub/acceso.php

En ella tendrá que cubrir un sencillo formulario con su nombre, mail de contacto y la contraseña que usted desee. Al aceptar las condiciones de uso y habernos solicitado el alta como cliente, inmediatamente recibirá un mail para confirmar que su mail sea correcto y activar su cuenta de cliente.

A partir de ese momento ya podrá realizar todo tipo de operaciones dentro de aivoy.

Panel de Control Clientes

• Gestión de Datos del Cliente
• Gestión de Solicitudes
• Gestión de Reservas
  

Datos del Cliente

En este apartado podrá rellenar y/o modificar sus datos básicos como cliente.

• Datos básicos de acceso – Podrá modificar su nombre y su contraseña
• Comunicación con el sistema
• Recibir avisos – Recibir en su e-mail los distintos avisos del sistema (nueva contestación, reserva confirmada, etc...)
• Recibir boletines – Activando esta opción recibirá en su e-mail información sobre nuevas utilidades del portal.
• Datos de Contacto – Datos de la persona que realiza la reserva.
• Datos de Facturación – Si quiere que los datos de facturación sean distintos a los que realiza la reserva, puede indicarlo aquí.

Gestión de Solicitudes

La filosofía del aivoy es la de llegar al mayor número de establecimientos con una única solicitud. En este apartamento podrá añadir sus solicitudes, las cuales serán enviada a los establecimientos que se ciñan a sus criterios.

• Destino – Escriba las primeras letras del destino deseado y elija una opción de las lista de lugares que aparece.
• Fecha de Entrada – Fecha de entrada al hotel.
• Fecha de Salida – Fecha de salida del hotel.
• Tipo de Alojamiento admitidos – Seleccione el tipo de alojamientos de los que quiere recibir ofertas.
• Tipos de régimen admitidos – Seleccione el régimen que desee.
• Categoría – Filtre la categoría del establecimiento que quiere.
• Número de Habitaciones – Número de habitaciones total de su reserva.
• Número de Adultos - Número de Adultos total de su reserva.
• Número de Niños - Número de Niños total de su reserva.
• Edades de los niños – Indique aquí las edades de todos los niños de la reserva.
• Precio máximo por noche (incluye todas las habitaciones) – Uno de los filtros que hacen a aivoy diferente a las demás centrales de reservas es que aquí el cliente puede indicar el precio máximo dispuesto a pagar por su reserva. Tenga en cuenta que ese valor es por el total de las habitaciones y noche. Es decir, si 4 adultos y 1 niño quieren ir a un establecimiento 3 noches ocupando 2 habitaciones y quieren pagar 100 euros por el total de las habitaciones y noche, deberán indicar 100 euros en este apartado. El total de la reserva serán 100 euros x 3 noches = 300 euros.
• Cero (0) significa que los establecimientos le presupuestarán su estancia (aconsejable para poder llegar al mayor número de establecimientos).
• Servicios – Aquí puede filtrar aquellos servicios que desee. Tenga en cuenta que su solicitud solamente será enviada a los establecimientos que cumplan esas características. A más filtros, a menos establecimientos llegará su solicitud.
• Observaciones – Introduzca aquí cualquier comentario que pueda ayudar al establecimiento a ofrecerle lo que realmente quiere.
  

A partir del momento de enviar la solicitud, empezará a recibir contestaciones de todos los establecimientos que cumplan con las características deseadas.

Todas estas solicitudes las puede ver desde el panel de control.

• Haciendo clic en Detalles podrá ver todos los detalles de la misma
• Haciendo click en Contestaciones, podrá ver las contestaciones realizadas por los establecimientos.

Entre todas las contestaciones recibidas, puede confirmar la reserva que más se ajuste a su elección, haciendo clic en Reservar. En ese momento el sistema le solicitará una tarjeta de crédito como garantía de la misma, y todos los datos serán enviados al establecimiento solicitado.

Existen algunos casos en que es necesario un prepago, lo cual se le indicará en las contestaciones de los establecimientos.

Gestión de Reservas

En este apartado podrá ver un listado de sus reservas ya confirmadas.

• Ver / Imprimir – Desde aquí podrá ver o imprimir en pdf todos los datos de su reserva.
• Valorar – Con el objetivo de ayudar a futuros clientes, desde aivoy tiene la posibilidad de rellenar una pequeña encuesta para valorar su estancia en ese establecimiento.
• Cancelar – Desde aquí puede cancelar cualquiera de sus reservas. Tenga en cuenta que los gastos correspondientes dependerán de la política de cancelación del hotel, que le aparece en el momento de hacer la reserva. Esos gastos serán cargados en su tarjeta de crédito.

Ofertas

En el apartado de OFERTAS podrá ver todas las ofertas que los establecimientos tienen activas. Desde ahí podrá realizar los filtros que usted desea, y le aparecerán todas las ofertas activas para ese filtro.

• Haga clic en Saber más para saber más sobre la oferta.
• Haga clic en Reservar para realizar una solicitud sobre esa oferta.
• Al hacer clic en Enviar Solicitud, ésta se convertirá en una solicitud como el resto. Le aparecerá en la pestaña Solicitudes de su panel de control, quedando a la espera de una reconfirmación por parte del establecimiento.

Listado de establecimientos

En el Listado de Establecimientos podrá, con los filtros que usted desee, ver todos los establecimientos asociados a aivoy, los cuales podrá reservar directamente (Petición Única).

En Detalles podrá ver todas las características del alojamiento.

• Datos Generales – En este apartado aparecen los datos generales del establecimiento (Situación, Número de Habitaciones, Cadena hotelera a la que pertenece y regímenes soportados).
• Servicios – Listado de todos los servicios de los que dispone el establecimiento.
• Fotos – Imágenes del establecimiento
• Ofertas – Listado de Ofertas activas en ese establecimiento
• Comentarios – Comentarios de clientes
• Reservas – Si está interesado en hacer una solicitud única para este establecimiento, la puede hacer aquí directamente. Tenga en cuenta que solamente va a ser contestada por este establecimiento, perdiendo así toda la potencia que tiene aivoy.
  

La filosofía del portal aivoy es la de llegar al mayor número de establecimientos con una única petición. Por eso, le recomendamos que realice una solicitud para la zona en donde quiere disfrutar sus vacaciones con las características que desee y un precio máximo que está dispuesto a pagar. De ese modo, su petición será contestada por todos los establecimientos que cumplan dichas características.