Aiuto

La Centrale di Prenotazioni che stavi aspettando

In aivoy abbiamo rivoluzionato il sistema di prenotazioni. La filosofia è la massima semplicità. Si tratta di ricevere richieste di gente che vuole visitare la sua zona e di risponderle nel modo più comodo, veloce ed efficace. La nostra funziona é stabilire quel contatto diretto tra i potenziali clienti e la sua struttura. Così semplice.

I clienti usano aivoy perché con un’unica richiesta, il sistema offre loro in continuazione tutte le opzioni che si addattano alla loro scelta e le dà anche la possibilità di fare la prenotazione in un mezzo semplice, sicuro e trasparente

Le strutture usano aivoy perché trovano un complemento al suo canale normale di prenotazioni. Non costringe loro a niente, e offre loro la possibilità di rispondere facilmente a numerose richieste di clienti potenziali, facendo prenotazioni impossibili di porque encuentran un complemento a su canal normal de reservas. No les obliga a nada, y les da la posibilidad de contestar fácilmente a múltiples peticiones de clientes potenciales, haciendo reservas impossibili di ottenere tramite altri canali.

Funzionamento Basilare

La differenza fondamentale tra aivoy ed altri sistemi è che in aivoy il canale di prenotazione s’inizia ascoltando il cliente. Le sue preferenze e il suo budget sono l’inizio della procedura.

1 - Richiesta del cliente
> Il cliente fa una richiesta per una struttura concreta o per un posto, includendo diversi filtri che definiscono le sue preferenze (trattamento scelto, Spa, famiglie, zone rurali, prima linea di spiaggia, ecc) Il sistema invia questa richiesta alle strutture che si adattano a quelle richieste.

Il cliente può realizzare 3 tipi di richieste:

• Richiesta Multipla: Il cliente realizza una richiesta per un paese o zona in cui vuole fare il suo soggiorno, includendo diversi filtri che definiscono le sue preferenze (trattamento scelto, Spa, famiglie, zone rurali, prima linea di spiaggia, ecc) ed anche il prezzo massimo per notte che vuole pagare. Il sistema invia questa richiesta a tutte le strutture che compiono questi requisiti.
• Richiesta unica: Il cliente realizza una richiesta per un soggiorno in concreto. Il sistema invia questa richiesta unicamente a quella struttura. In questo caso il sistema non permette di mettere un prezzo massimo.
• Richiesta su un’offerta: Il cliente realizza una richiesta su un’offerta pubblicata dalla struttura. 
  

2 - Risposta della struttura
> > Grazie a questo filtro iniziale , le strutture ricevono unicamente richieste di clienti indirizzati, che vogliono visitare la sua zona e godere di un alloggio come il suo. Con un sistema semplice ed efficace di risposta alle richieste, la struttura decide quale vuole accettare, con che condizioni e il periodo di validità della risposta.

3 - Conferma della prenotazione
> Il cliente, quando riceve la risposte, seleziona quella che si aggiusta di più ai suoi interessi, confermando la prenotazione. In questo momento, il sistema invierà alla struttura tutti i dati del cliente, della prenotazione e la numerazione di una carta di credito come garanzia.

4 - Pagamenti
> El cliente pagherà direttamente nella struttura. Aivoy invierà alla struttura, mensilmente, una fattura che riguarda le comissioni di tutte le prenotazioni già fatte dai clienti.

Vantaggi Strutture

Semplicità

• Sistema molto semplice. Non ha bisogno Non ha bisogno di complesse procedure di carica di camere, programmi, allotment, tariffe, tipi di tariffe, release, ecc.
• Tutte le prenotazioni sono on request.
• Compilando una sola volta i dati della struttura si completa la registrazione per qualsiasi tipo di richiesta.

Contatto diretto

• Contatto diretto coi clienti.
• Possibilità di attrare verso la sua struttura clienti che non la conoscevano.

Libertà

• Controllo totale sulle risposte e possibilità di eliminare in qualsiasi momento le camere messe a disposizione.
• Usa aivoy in alta stagione o quando abbia più tempo a disposizione.

Efficacia

• Filtri le richieste che più le interessano.
• Risponda a molte richieste in un modo veloce ed efficace.
• Usi il canale di offerte di aivoy per pianificare le sue vendite in anticipo o vendere quelle camere last minute che altrimenti sarebbero rimaste vuote.

E se non risponde non succede niente. Abbia presente che più si usa aivoy e più aivoy aiuta la sua struttura.

Registrazione nel sistema

Associarse ad aivoy è gratuito per tutte le strutture turistiche. Può registrarsi e pubblicare i suoi servizi, foto, cartine di localizzazione, ricevere richieste e pubblicare offerte assolutamente gratis.

• http://www.aivoy.com/pub/acceso.php
  

aivoy fatturerà alla struttura le comissioni delle prenotazioni realizzate nel sistema, presenti nei contratti che si accettano nel momento di registrarsi.

aivoy dispone di una programazione intelligente che permette che le strutture che più usano il sistema possano ricevere più richieste, e quindi, facciano più prenotazioni.

In  aivoy la invitiamo a far parte di questo rivoluzionario sistema di prenotazioni. Siamo sicuri che si stupirà. 

Pannello di controllo strutture

Di seguito le spieghiamo in maniera semplice, la procedura da eseguire per caricare i dati in aivoy. La preghiamo di compilare il meglio possibile quei dati, perché saranno visti dai clienti (tranne quegli amministrativi e di uso interno) nel momento di fare la prenotazione.

• Scarica is PDF di Aiuto qui
  

Per entrare nel suo pannello di controllo deve accedere con le sue chiavi di Utente e Password, che riceverà quando si registrerà nel nostro sistema.

Dal suo pannello di controllo avrà accesso per:

• Creare e/o modificare dati della struttura
• Gestione di Richieste
• Gestione di Prenotazioni
• Gestione di Fatturazione
• Gestione di offerte

Dati della struttura

• Tipo di alloggio
• Trattamienti con cui lavora la struttura
• Categoria della struttura
• Non ricevere richieste sotto questo prezzo - Uno dei filtri che può mettere il cliente nelle sue richieste è il prezzo massimo che vuole pagare per notte. La struttura può filtrare affinché non le arrivino mai richieste con un prezzo inferiore a quello stabilito. E’ solamente un filtro, consigliamo si abbassarte al massimo quel prezzo minimo stabilito, anche "0", per ricevere così il numero massimo possibile di richieste. Se non sono interessanti per la struttura potrà rifiutarle sempre.
• Ricevere avvisi – Ricevere nella sua email i diversi avvisi del sistema (nuova richiesta, nuova prenotazione, ecc...)
• Ricevere bollettini – Attivando questa opzione riceverà nella sua email informazione sulle nuove utilità di aivoy.

Importante, prima di passare al prossimo punto, Aggiornare dati

2º) Contatto

In questo punto deve compilare:

• Dati commerciali – I dati commerciali della struttura, che saranno pubblicati in aivoy.
• Dati fiscali – Necessari per la firma del contratto e la fatturazione di aivoy alla struttura dopo il soggiorno.
• Dipartimento di amministrazione - Persona responsabile del dipartimento amministrativo
• Dipartimento Commerciale - Persona responsabile del dipartimento commerciale.

Importante, prima di passare al prossimo punto, Aggiornare dati

3º) Camere / Servizi

Questo punto è molto importante, perché le richieste dei clienti si basano sulle caratteristiche degli alberghi. Il cliente potrà chiedere la sua prenotazione in un albergo che abbia un servizio specifico, o che stia in prima linea di spiaggia, o che abbia palestra, ecc

Per quello, le chiediamo di compilare questo punto con la massima cura possibile.

• Numero di camere / appartamenti della struttura
• Caracteristiche generali della struttura
• Descrizione di camere / appartamenti
• Servizi di reception
• Servizi generali della struttura
• Servizi di ristorazione
• Servizi di ozio e attività
• Servizi per famiglie
• Servizi del Centro Spa / talasoterapia / stabilimento balneare
• Servizi per eventi

Importante, prima di passare al prossimo punto, Aggiornare dati

4º) Locazione

In questo punto potrà:

• Selezionare il Comune in cui si trova la struttura .
• Fornirci le coordinate di situazione della sua struttura. Può inserire le coordinate o segnalarlo direttamente sulla mappa.
• Creare/modificare la descrizione della situazione della struttura in diverse lingue (spagnolo, inglese, francese, tedesco, portoghese, italiano e olandese) Nel caso che non possa tradurre la descrizione a tutte le lingue può lasciarle vuote.

Importante, prima di passare al prossimo punto, Aggiornare dati

5º) Foto della struttura

Potrà inserire tutte le foto possibili, che saranno viste dai clienti.

• Aggiungere Immagine
• Titolo – Titolo descrittivo dell’immagine (facciata principale, camera standard, suite, ristorante, piscina,ecc)
• Foto – Selezionare l’immagine che vuole uppare. Devono essere file .jpg.
• Dimensioni – Le fotografie si aggiusteranno automaticamente a 800x600 pixel se risultano più grandi 
• Ordine – Segnali l’ordine che preferisce per le sue foto. La fotografia con il numero di ordine più basso sarà mostrata nella pagina principale della sua struttura. Se l’ordine sta vuoto oppure è 0, la fotografia non verrà pubblicata.  Se l’ordine sta vuoto oppure è zero, la fotografia non sarà pubblicata.

Importante, prima di passare al prossimo punto, Aggiornare dati

6º) Annullamenti

In questo punto potrà scegliere la politica di annullamento che desideri. Questa politica sarà pubblica, tanto nel momento in cui il cliente conferma la prenotazione come quando stampa il suo voucher/conferma nel nostro sistema.

La possibilità di chiedere anticipi la consigliamo per soggiorni lunghi, con cui l’hotel fattura parecchio e non vuole rischiare. Comunque per noi è sconsigliabile per quanto riguarda la scelta finale del cliente. Il pagamento dell’anticipo lo fa direttamente il cliente in contatto diretto con la struttura.

Importante, prima di passare al prossimo punto, Aggiornare dati

7º) Contratto

Dopo aver compilato tutti i dati nei passi precedenti arriva la pagina di contratto, dove potrà scaricare o stampare il contratto di collaborazione.

Segnando la casella Accetto i termini e condizioni del contratto accetterà tutto quello che c’è scritto sul contratto (si tratta di un contratto semplice, basilare)

Segnando la casella Chiedere attivazione della struttura arriverà un avviso al nostro dipartimento commerciale. Ripasseremo l’informazione inserita ed attiveremo la sua struttura, inviandole un avviso affinché possa entrare nel sistema e realizzare tutte le gestioni necessarie per un ottimo uso di aivoy.

Da quel momento in poi può cominciare a ricevere richieste, confermare prenotazioni e introdurre offerte.

Importante, prima di passare al prossimo punto, Aggiornare dati

Gestione delle Richieste

La differenza fondamentale tra aivoy ed altri sistemi di prenotazioni è che aivoy inizia l’operazione ascoltando il cliente. Le sue preferenze e il suo budget sono l’inizio di tutta la procedura.

Richiesta del cliente

Il cliente fa una richiesta per una struttura concreta o per una città, con diversi filtri che definiscono le sue preferenze (trattamento scelto, Spa, famiglie, zone rurali, prima linea di spiaggia, ecc) Il sistema invia questa richiesta alle strutture che si adattano a quelle richieste.

Il cliente può realizzare 3 tipi di richieste:

• Richiesta Multipla: Il cliente realizza una richiesta per un paese o zona in cui vuole fare il suo soggiorno, includendo diversi filtri che definiscono le sue preferenze (trattamento scelto, Spa, famiglie, zone rurali, prima linea di spiaggia, ecc) ed anche il prezzo massimo per notte che vuole pagare. Il sistema invia questa richiesta a tutte le strutture che compiono questi requisiti.
• Richiesta unica: Il cliente realizza una richiesta per un soggiorno in concreto. Il sistema invia questa richiesta unicamente a quella struttura. In questo caso il sistema non permette di mettere un prezzo massimo.
• Richiesta su un’offerta: Il cliente realizza una richiesta su un’offerta pubblicata dalla struttura.

Grazie a questo filtro iniziale , le strutture ricevono unicamente richieste di clienti indirizzati, che vogliono visitare la sua zona e godere di un alloggio come il suo.
Con un sistema semplice ed efficace di risposta alle richieste, la struttura decide quale vuole accettare, con che condizioni e il periodo di validità della risposta ed altre informazioni che la struttura possa considerare importanti.

Nella scheda Richieste del pannello di controllo potrà controllare tutte le richieste che aspettano una risposta. Selezionando Dettagli compare questa schermata.

I dati che compaiono nella richiesta del cliente sono

• Tipo di richiesta – Ci indica se la richiesta è multipla, per una zona , unica per la nostra struttura o sull’offerta pubblicata.
• Destinazione – Nel caso di richieste multiple, ci indica la destinazione chiesta dal cliente.
• Data di creazione – Data di creazione della richiesta del cliente
• Data di Ingresso
• Data di Uscita
• Numero di camere – Numero di camere per il totale della prenotazione
• Numero di adulte – Numero di persone adulte
• Numero di bambini / Età dei bambini
• Prezzo massimo per notte (include tutte le camere) – Se sta scritto ci indica il massimo che vuole pagare per notte il cliente per tutte le persone della prenotazione. Se segna 0,00 significa che il cliente vuole che la struttura stabilisca il prezzo del suo soggiorno.
• Osservazioni– Osservazioni del cliente.

Risposta Struttura

Quando risponde una richiesta la struttura può indicare:

• Trattamento – Trattamento che si offre
• Prezzo per notte – E’ il prezzo che offre la struttura per notte includendo tutte le persone della prenotazione (include tutte le camere).
• Scadenza– Data fino alla quale quella risposta è valida. Oltre questa scadenza la risposta si elimina automaticamente e il cliente non potrà fare la prenotazione. Qualsiasi risposta può essere eliminata in qualsiasi momento.
• Osservazioni– Commenti che la struttura mette a disposizione del cliente per sciogliere qualsiasi dubbio.

Conferma del cliente

Il cliente, quando riceve le risposte, seleziona quella che le interessa di più, confermando la prenotazione. In quel momento, il sistema invierà alla struttura tutti i dati del cliente e della prenotazione, così come la numerazione di una carta di credito come garanzia della prenotazione.

Pagamento della prenotazione
El cliente pagherà direttamente nella struttura. Aivoy invierà alla struttura, mensilmente, una fattura che riguarda le comissioni di tutte le prenotazioni già fatte dai clienti. Questa commissione iniziale viene abbassata a seconda del livello di collaborazione della struttura con aivoy.

Gestione delle offerte

• Titolo – Titolo descrittivo dell’Offerta (“Offerta fine settimana” , “Offerta 2x1”, “Offerta Speciale Famiglie”, ecc)
• Data inizio– Data in cui inizia la validità dell’offerta.
• Data fine– Data in cui scade l’offerta.
• Numero minimo di notti di soggiorno – Numero minimo di notti che il cliente deve prenotare per poter usufruire di questa offerta.
• Osservazione – Osservazioni dell’offerta.

Questa offerta può essere cancellata in qualsiasi momento dalla struttura. 

Gestione della prenotazioni

Nella scheda di Prenotazioni potrà controllare tutte le prenotazioni già confermate nella sua struttura.

• Vedere/Stampare – Qui può vedere o stampare tutte le prenotazioni della sua struttura.
• No Show – In questa sezione la struttura potrà segnalare ad aivoy l’essistenza di un No Show. In questo caso, abbiamo creato una solo opzione obbligatoria per tutte le strutture. La struttura potrà addebitare il valore di una notte di soggiorno sulla carta del cliente.
• La politica di No Show viene spiegata nella scheda di  Annullamenti del suo pannello di controllo. Questa politica è vista dal cliente nel momento di confermare la prenotazione.

Pagamenti

Dopo ogni mese, aivoy invierà all’hotel una fattura con le commissioni delle prenotazioni con data di partenza in quel mese.

Una struttura che risponde velocemente le richieste, faccia prenotazioni, gestisca bene il suo pannello di controllo, inserisca offerte, ecc...potrà ridurre la sua commessione.

Gestione della fatturazione

In questa sezione potrà scaricare e stampare le fatture che aivoy le invierà mensilmente per le prenotazioni già usufruite dai clienti.

Tutte le fatture si emettono automaticamente e vanno pagate entro 15 giorni.

Aiuto clienti

La filosofia principale di aivoy è la semplicità. Con questo sistema può realizzare una richiesta per una zona e ricevere numerose risposte, potendo scegliere in ogni momento l’opzione migliore per le sue vacanze. Da questo momento aivoy diventerà un attrezzo perfetto per pianificare le sue vacanze.

Vantaggi clienti

> Con este sistema, aivoy vuole dare al cliente un’ottima arma per contrattare le sue vacanze. Gli offre la possibilità di pianificarle ma anche di trovare le migliori offerte last minute.

Semplicità
> Sistema molto semplice. muy sencillo. Non ha bisogno di complesse procedure per realizzare la prenotazione. Compilando una richiesta per una zona riceverà risposta da tutte le strutture che compiono per caratteristiche che lei sceglie.

Contatto Diretto
> Contatto diretto con le strutture.> Possibilità di segnalare il suo profilo alle strutture affinché loro possano aggiustare la sua offerta alle sue necessità.

Libertà
> Usa aivoy in alta stagione o cerca le migliori offerte in tutte le stagioni dell’anno

Eficacia
> Arrivi a molti alberghi con una unica richiesta. > Aggiusti le risposte al suo budget > Usi il canale di offerte di aivoy per trovare i migliori prezzi.

Registrazioni di clienti

aivoy è gratuito per tutti i clienti.

aivoy non è una agenzia di viaggi e per quello non introduce tariffe e non realizza l’operazione di prenotazione. L’operazione si fa direttamente con le aziende associate. La nostra funzione è quella di fornire quel canale per la comunicazione diretta tra clienti e le aziende associate.

In aivoy La invitiamo a fare parte di questo rivoluzionario sistema di prenotazioni,  Siamo sicuri che si stupirà. Per accedere como cliente deve registrarsi in questa pagina.

• http://www.aivoy.com/pub/acceso.php

Da quel momento in poi potrà realizzare tutte le operazioni in aivoy.

Pannello di controllo Clienti

Di seguito le spieghiamo in maniera semplice, come sfruttare al meglio aivoy, il modo perfetto per pianificare le sue vacanze.

Per entrare al suo pannello di controllo dovrà accedere con le chiavi di utente e password che riceverà quando si registrerà nel nostro sistema.

Dopo essere entrato potrà realizzare queste operazioni:

• Gestione dei Dati dei Clienti
• Gestione di Richieste
• Gestione di Prenotazioni

Dati del Cliente

In questa sezione potrà compilare o modificare i suoi dati basilari come cliente.

• Dati basilare per l’accesso – Potrá modificare nome e password
• Comunicazione con il sistema
• Ricevere avvisi – Ricevere nella sua email i diversi avvisi del sistema (nuova risposta, prenotazione confermata, ecc...)
• Ricevere bolettini – Attivando questa opzione riceverà nella sua email informazioni sulle nuove utilità del portale.
• Dati di Contatto– Dati della persona che realizza la prenotazione.
• Dati di fatturazione – Se vuole che i dati di fatturazione e quelli della persona che fa la prenotazione siano diversi può segnalarlo qui.

Gestione di Richieste

La filosofia di aivoy è quella di arrivare al maggior numero di struttura possibile con una unica richiesta. In questa sezione potrà aggiungere le sue richieste, che saranno inviate alle strutture che accettano le caratteristiche richieste.

• Destinazione – Scriva le prime lettere della destinazione scelta e scelga un’opzione tra l’elenco di luoghi che ci sono.
• Data d’ingresso – Data d’ingresso all’hotel.
• Data d’Uscita – Data d’uscita dall’hotel.
• Tipi di Alloggio ammessi – Selezioni il tipo di alloggio di cui vorrebbe ricevere offerte.
• Tipi di trattamento ammessi – Selezioni  il trattamento che desidera.
• Categoria – Filtri la categoria della struttura che desidera.
• Numero di Camere – Numero di camere totale nella sua prenotazione.
• Numero di adulti  - Numero di Adulti totale nella sua prenotazione.
• Numero di bambini – Numero di Bambini totale nella sua prenotazione.
• Età dei bambini – Segnali qui le età di tutti i bambini della prenotazione.
• Prezzo massimo per notte (include tutte le camere) – Uno dei filtri che fanno di aivoy una centrale di prenotazioni molto diversa dalle altre è che qui il cliente può indicare il prezzo massimo che vuole pagare per la sua prenotazione. Abbia presente che si tratta del valore totale, tutte le camere ma sempre per notte. Allora, se 4 adulti e 1 bambino vogliono alloggiarsi per 3 notti in 2 camere e vogliono pagare 100 euro per tutte le camere ogni notti, devono segnare 100 euro in questo punto. Il valore totale della prenotazione sarà 100x3 = 300 euro.
• Zero (0) significa che le strutture le faranno un preventivo per il suo soggiorno (consigliabile per poter arrivare al maggior numero possibile di strutture).
• Servizi – Qui può filtrare tutti i servizi che desidera. Abbia presente che la sua richiesta sarà inviata solo alle strutture che compiono quelle caratteristiche. Più filtri vi sono e meno strutture avranno la sua richiesta.
• Osservazioni – Inserisca qui qualsiasi commento che possa aiutare alla struttura a offrire quello che vuole in realtà.
  

Nel momento di inviare la richiesta comincerà a ricevere risposte da tutte le strutture che compiono le caratteristiche volute.

Tutte queste richieste potrà controllarle dal suo pannello di controllo.

• Cliccando su  Dettagli podrá vedere tutti i dettagli della richiesta
• Cliccando su Risposte, potrà vedere le risposte inviate dalle strutture.

Fra tutte le risposte ricevute , può confermare la prenotazione che più si aggiusti ala sua richiesta, cliccando su Prenotare. In quel momento il sistema le chiederà una carta di credito come garania e tutti i dati si inviano alla struttura

Esistono alcuni casi in cui è necessario un anticipo, che verrà indicato nelle risposte delle strutture.

Gestione delle prenotazioni

In questo punto potrà vedere l’elenco delle prenotazioni già confermate.

• Vedere / Stampare – Qui potrà vedere o stampare in pdf tutti i dati della prenotazione.
• Valutare – Con l’obiettivo di aiutare i futuri clienti, da aivoy ha la possibilità di fare un piccolo sondaggio per valutare il suo soggiorno in quella struttura.
• Annullare – Qui può annullare una delle sue prenotazioni. Abbia presente che le spese derivanti dall’annullamento dipendono dalla politica dell’albergo, che compare nel momento di fare la prenotazione. Quelle spese si addebitano sulla carta di credito.

Offerte

Nella sezione di OFFERTE potrà vedere tutte le offerte che le strutture hanno attive. Qui potrà realizzare i filtri per controllare le offerte attive per quel filtro.

• Clicchi su Sapere di più per sapere di più sull’offerta.
• Clicchi su Prenotare per realizzare una richiesta su quell’offerta.
• Cliccando su Inviare Richiesta  questa diventa una richiesta come le altre. Comparirà nella scheda Richieste del suo pannello di controllo, restando in attesa della riconferma della struttura.

Elenco di strutture

Nell’elenco di strutture potrà vedere, usando i filtri a volontà, tutte le strutture associate ad aivoy, con cui potrà prenotazione direttamente (Richiesta Unica).

In Dettagli potrà vedere tutte le caratteristiche dell’alloggio.

• Dati generali – In questo punto compaiono i dati generali della struttura (Situazione, numero di camere, Catena alberghiera a cui appartiene e trattamenti che offre).
• Servizi – Elenco di tutti i servizi che offre la struttura .
• Foto – Immagini della struttura
• Offerte– Elenco di offerte attive in quella struttura 
• Comment i– Commenti dei clienti
• Prenotazioni – Se le interessa fare una richiesta unica per questa struttura può farla qui direttamente . Abbia presente che verrà risposta solo da quell’hotel, non sfruttando al massimo tutta la potenza di aivoy.
  

La filosofia del portale aivoy è quella di arrivare al maggior numero di strutture con una unica richiesta. Per quello le consigliamo di fare una richiesta per la zona che vuole visitare con le caratteristiche che vuole e il prezzo massimo che vuole pagare. Così, la sua richiesta verrà risposta da tutte le strutture che compiono quelle caretteristiche